Topp 10 – Möten som är effektiva, skapar glädje och ger resultat!

I december körde vi en workshop i stresshantering och nu i vår har vi jobbat med internkommunikation där bla nedan 10 punkter för effektiva möten har ingått. Punktlistan är skapade för våra behov med inspiration från Klarblå Coaching och Michael Alphov.

Den klassiska sanningen gäller ju förstås också oss, det är inte vassa formuleringar och punktlistor som ger resultatet… Det som krävs är ett gemensamt fokus där alla strävar efter att dra i samma riktning och i detta fall har ju givetvis projektledare / mötesordföranden den viktigaste rollen.

Grundläggande är ju att ha metoder och ett gemensamt synsätt och då är en policy för möteskultur värdefull. Så därför har vi också anslagit listan.

Håll tillgodo med nedan punkter som hjälp till effektiva möten och ökad trivsel.

1. Skicka kallelse, agenda och underlag i god tid så alla kan förbereda sig väl.

Informera om det något som enskilda behöver förbereda extra så alla underlag finns tillgängliga.

2. Förbered dig väl för varje möte.

Avsluta det du håller på med i god tid så att du kan fokusera på det du ska prestera på mötet. Fundera innan du går in på mötet vad det är du kan bidra med och vilken roll du har vid mötet så du inte öppnar munnen utan att ha hjärnan påkopplad.

3. Ange ett tydligt syfte och mål när du inleder mötet.

Skapa delaktighet och välkomna alla genom att titta deltagarna i ögonen när mötet börjar. Gå snabbt igenom agendan och utse vem som ska föra protokoll så mötet får en bra struktur. Ett möte med få punkter på dagordningen och en frikostig tidsram inbjuder till diskussioner både innanför och utanför ramarna, är det mötets syfte?

4. Varje mötesdeltagare har uppgiften att bidra med positiv energi.

Alla som väljer att delta i ett möte bör också tänka på sitt eget beteende och attityd för att ge energi och inte ta energi från resten av gruppen. Ge konkret beröm innan du öppnar munnen för kritik.

5. Led mötet effektiv och håll tempot uppe!

Ett effektivt möte har en duktig samtalsledare som likt en dirigent bromsar de ordrika, inviterar de tystlåtna, knyter samman alla trådar och håller stadig kurs. Och givetvis är en duktig samtalsledare inte den som pratar mest.

6. 55% av all kommunikation sker genom ditt ansiktsuttryck & kroppsspråk.

(Menar Forskaren Albert Mehabarian UCLA, USA)

38% handlar om betoning och ditt tonläge, och bara 7% är själva budskapet.

Därför är det viktigt att förstå att nyckeln för framgångsrik kommunikation ligger på att förstå vilka kommunikationsbehov mottagaren har. Det handlar alltså om att anpassa sitt eget beteende och kommunikation beroende på vem du pratar med.

7. Ha tydliga spelregler för avbrott och störningar.

Behåll fokus och säkerställ att gå i mål, ta bara paus om det är absolut nödvändigt. Undvik om möjligt möten längre än en timme. Tillåt inte spontana impulser med plötsligt påkomna idéer ta utrymme från agendan.

8. Dokumentera beslut så de blir genomförda.

Alla beslut som fattas under ett möte ska innehålla VEM, VAD och NÄR för att det ska bli konkret och tydligt i beslutsfattandet. Undvik upprepningar och ta inte om beslut som redan fattats.

9. Fira era segrar.

Glöm inte att fira alla segrar! För att orka vara fokuserad och driva uppgifter framåt måste man också glädjas över allt som man gör bra och slutför. Glädjen och känslan över att vara klar är en stark ingrediens för ett bra arbetsklimat som också är framgångsrikt.

10. Avsluta med att reflektera.

Vad gjorde vi bra? Vad kunde vi gjort bättre?